Basecone is een scan- en herkenoplossing, waarbij je het element ‘scan en herken’ moet zien als een fundament waar ze aanvullende functionaliteiten bovenop gebouwd hebben. Zodra een factuur binnenkomt, gaat deze door de ‘scan- en herkenstraat’, waarbij het niet uitmaakt in welk bestandsformaat die factuur binnenkomt. Daarna wordt de factuur geboekt en de boekhouding ingeschoten.
Mensen denken vaak dat scan en herken minder werk oplevert voor het verwerken van inkoopfacturen. Dat is een onjuiste aanname. Je moet namelijk toch altijd de facturen nakijken. Het nakijken in Basecone kost gemiddeld evenveel tijd als het intikken van een inkoopfactuur in een boekhoudpakket. Het voordeel van Basecone is dat je geen fysieke ordners meer hebt en je dus gemakkelijk kunt doorklikken naar achterliggende informatie. Er ontstaat 1 digitale map die uzelf maar ook wij kunnen raadplegen. Via een zoekfunctie zijn alle documenten eenvoudig op te roepen.
Naast alle inkoop- en verkoopfacturen die verwerkt kunnen worden in Basecone, heeft basecone ook een digitaal archief. In dit digitale archief staan alle geboekte inkoop- en verkoopfacturen. Daarnaast kunnen ook overige gerelateerde documenten gearchiveerd worden. Denk hierbij aan contracten, correspondentie van de belastingdienst of zelfs jaarrekeningen.
Het uploaden van documenten in Basecone kan op 3 manieren:
(Online) Boekhoudpakketten waarmee Basecone gekoppeld kan worden:
Basecone is een 100%-cloudoplossing; documenten worden tot 10 jaar opgeslagen bij Basecone en ook als kopie-pdf in het online dossier bij uw boekhoudpakket. Het opslaan van documenten in Basecone voldoet aan de wettelijke bewaarplicht van uw administratie.
Wilt u weten wat de wettelijke bewaarplicht inhoudt volgens de belastingdienst? Lees dan hier.